Mentor2AIby praisumer
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Künstliche Intelligenz für HR und Onboarding

Der erste Tag ist kurz. Die Fragen sind es nicht.

Mentor2AI ist der digitale Begleiter für neue Mitarbeitende: Er beantwortet Fragen aus euren HR-Unterlagen, mit Quelle und genau dann, wenn sie entstehen.

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Drei neue Kolleginnen und Kollegen schauen gemeinsam auf einen Laptop in einem offenen Büro
BegleiterDein Begleiter bei der Hansen Gruppe

Ich fange nächsten Montag an. Was muss ich vorher erledigen?

Drei Dinge liegen vor deinem ersten Tag bei dir:1Unterlagen im Mitarbeiterportal hochladen2Laptop-Übergabe um 9 Uhr bei der IT3Onboarding-Plan im Portal freischalten

Quelle: Checkliste vor dem ersten Arbeitstag

HR hat Checklisten, Onboarding-Pläne, Richtlinien und ein Wiki gepflegt. Und trotzdem lautet die erste Frage der neuen Kollegin am Dienstag: „Wie beantrage ich eigentlich Urlaub?“

Das ist keine Nachlässigkeit. Wer neu ist, weiß nicht, in welchem Dokument die Antwort steht, und fragt lieber die Person, die gerade erreichbar ist.

So landen dieselben Fragen bei jeder neuen Gruppe wieder bei HR, bei der Führungskraft und bei der Kollegin am Nachbartisch. Das bindet die Zeit, die für das persönliche Ankommen fehlt.

Mentor2AI macht das vorhandene Wissen zum persönlichen Ansprechpartner für neue Mitarbeitende: Sie fragen, wenn die Frage entsteht, und bekommen die Antwort aus euren freigegebenen Unterlagen, mit Quelle.

Was neue Mitarbeitende wirklich fragen.

Keine Fragen aus dem Handbuch, sondern die aus dem echten Alltag. Genau so, wie sie gestellt werden.

  • Vor dem ersten Tag

    „Was muss ich eigentlich mitbringen?“

    Mentor2AI antwortetEr nennt die Unterlagen aus eurer Checkliste, Treffpunkt und Uhrzeit und sagt, an wen man sich bei Fragen wendet.

  • Woche eins

    „Wie beantrage ich Urlaub, und wer gibt ihn frei?“

    Mentor2AI antwortetAus der Urlaubsregelung: wo der Antrag gestellt wird, wer freigibt und wie früh er gestellt werden sollte.

  • Probezeit

    „Wann ist mein erstes Feedbackgespräch?“

    Mentor2AI antwortetEr verweist auf den Onboarding-Plan, nennt die vorgesehenen Gespräche und was man dafür vorbereiten kann.

  • Für Führungskräfte

    „Was muss ich für den Start meiner neuen Kollegin vorbereiten?“

    Mentor2AI antwortetEr geht den Leitfaden für Führungskräfte durch: Arbeitsplatz, Zugänge, Pate oder Patin, erste Aufgaben.

  • Dienstreise

    „Wie rechne ich meine Reise ab, und welche Belege brauche ich?“

    Mentor2AI antwortetAus der Reisekostenrichtlinie: was erstattet wird, welche Belege nötig sind und bis wann.

  • Wenn etwas fehlt

    „Gibt es bei uns Unterstützung für ein Homeoffice-Setup?“

    Mentor2AI antwortetIst dazu nichts hinterlegt, sagt er das und nennt, wer im Haus darüber entscheiden kann.

Ein Team macht in einem hellen Büro ein gemeinsames Selfie
Was HR daraus sieht

Welche Fragen neue Mitarbeitende am häufigsten stellen. Wo der Onboarding-Plan Lücken hat, zeigt sich schon in der ersten Woche.

Erlebe einen Onboarding-Start mit Mentor2AI.

Jonas fängt gerade bei der Hansen Gruppe an. Wähl eine seiner Fragen und lies mit, wie der Begleiter aus den freigegebenen HR-Unterlagen antwortet.

BegleiterDein Begleiter bei der Hansen Gruppe

Willkommen bei der Hansen Gruppe, Jonas. Ich kenne euren Onboarding-Plan, die Richtlinien und die Ansprechpartner. Frag mich, was gerade ansteht.

Beispielfrage wählen

So setzen HR-Teams Mentor2AI ein.

Sechs Situationen, in denen der Begleiter HR spürbar entlastet.

  1. Vor dem ersten Tag

    Neue Mitarbeitende bekommen schon vor dem Start Antworten: Treffpunkt, Unterlagen, Ansprechpartner.

  2. In den ersten Wochen

    Systeme, Abläufe, Gremien, Abkürzungen. Alles, was sonst bei der Kollegin am Nachbartisch nachgefragt wird.

  3. Fragen zu Richtlinien

    Urlaub, Reisekosten, Homeoffice, Weiterbildung: Der Begleiter nennt die geltende Regel und wo sie steht.

  4. Für Führungskräfte

    Checklisten und Leitfäden zur Hand, wenn ein Gespräch ansteht oder jemand Neues ins Team kommt.

  5. Mehrere Standorte

    Wer nicht im Hauptsitz sitzt, bekommt dieselben Antworten wie alle anderen, auch außerhalb der Bürozeiten.

  6. Austritt

    Auch der Abschied ist ein Prozess. Der Begleiter erklärt, was zu tun ist, von der Rückgabe bis zur Übergabe.

Für neue Mitarbeitende

  • Antworten genau dann, wenn die Frage entsteht, auch abends und außerhalb der Bürozeiten
  • Weniger Scheu nachzufragen, denn die Frage geht nicht an eine Person, die gerade Zeit braucht
  • Ein Start, der nicht davon abhängt, wer an diesem Tag erreichbar ist

Für HR und Geschäftsleitung

  • Weniger wiederkehrende Rückfragen bei HR und bei den Führungskräften
  • Ein Onboarding-Plan, dessen Lücken schon in der ersten Woche sichtbar werden
  • Gleicher Zugang zu Richtlinien für alle Standorte, ohne zusätzliche Schulung
Eure Quellen

Das gebt ihr für HR frei.

Der Begleiter antwortet nur aus dem, was ihr freigebt. Typisch für diesen Bereich:

  • Onboarding-Pläne und ChecklistenFür Mitarbeitende und für Führungskräfte.
  • RichtlinienUrlaub, Reisekosten, Homeoffice, Arbeitszeit, Weiterbildung.
  • Organigramm und AnsprechpartnerWer ist wofür zuständig, auch an anderen Standorten.
  • Leitfäden für GesprächeFeedback, Jahresgespräch, Entwicklung.
  • Benefits und AngeboteWas es gibt und wie man es beantragt.
  • Häufige Fragen an HRDie Antworten, die ihr heute immer wieder per Mail gebt.
Die Auswertung

Was HR aus den Fragen sieht.

Jede Frage zeigt, wo im Onboarding etwas nicht von selbst klar ist. Ihr seht, welche Themen sich häufen und wo Grundlagen fehlen, einzelne Gespräche bleiben privat.

  • Häufige Themen

    Welche Fragen neue Mitarbeitende am häufigsten stellen, nach Thema sortiert.

  • Fehlende Grundlagen

    Wo der Begleiter nichts Hinterlegtes fand. Dort fehlt eine Regel oder sie ist nicht auffindbar.

  • Nächste Schritte

    Was ihr im Onboarding-Plan nachschärft, seht ihr an der nächsten Gruppe neuer Kolleginnen und Kollegen.

Fragen aus dem HR-Alltag.

Ehrliche Antworten auf das, was uns HR-Teams zuerst fragen.

Was ist Mentor2AI für HR und Onboarding?

Mentor2AI ist ein KI-basierter digitaler Begleiter für Mitarbeitende. Er beantwortet Fragen aus euren freigegebenen HR-Unterlagen, Onboarding-Plänen und Richtlinien und nennt zu jeder Antwort die Quelle.

Neue Kolleginnen und Kollegen fragen, wenn die Frage entsteht, ohne HR oder die Führungskraft zu unterbrechen.

Wie lässt sich KI im Onboarding einsetzen?

Am sinnvollsten dort, wo sich Fragen wiederholen: Urlaub und Abwesenheiten, Systemzugänge, Ansprechpartner, Reisekosten, der Ablauf der ersten Wochen. Der Begleiter ersetzt dabei keine Gespräche, sondern die Suche nach Dokumenten.

Für Führungskräfte hält er Checklisten und Leitfäden bereit, wenn jemand Neues ins Team kommt.

Worin unterscheidet sich Mentor2AI von ChatGPT?

ChatGPT kennt weder euren Onboarding-Plan noch eure Urlaubsregelung und liefert Antworten, die sich nicht belegen lassen. Mentor2AI antwortet aus den Unterlagen, die ihr freigebt, zeigt die Quelle und sagt, wenn dazu nichts hinterlegt ist.

Eure Inhalte bleiben in eurer Umgebung und werden nicht mit denen anderer Unternehmen vermischt.

Ersetzt Mentor2AI das persönliche Willkommen?

Nein. Das Gespräch mit der Führungskraft, die Patin im Team und der Rundgang bleiben bei den Menschen.

Mentor2AI nimmt ihnen die vielen kleinen Standardfragen ab, damit mehr Zeit für das Persönliche bleibt.

Was passiert, wenn zu einer Frage nichts hinterlegt ist?

Dann sagt der Begleiter genau das, statt eine Regel zu erfinden, und verweist an die zuständige Stelle. Das gilt im strikten Modus, in dem er ausschließlich aus euren Unterlagen antwortet.

Solche Fragen erscheinen in der Auswertung, damit ihr die Lücke schließen könnt. Einzelne Gespräche sieht niemand.

Wie startet man mit Mentor2AI im Onboarding?

Ihr beginnt mit dem Onboarding als klar abgegrenztem Bereich: Plan, Checklisten und die wichtigsten Richtlinien reichen. Ihr gebt die Quellen frei, legt den Antwortmodus fest, und eine überschaubare Testgruppe startet.

Bei der Einrichtung und beim Aufbereiten der Unterlagen unterstützen wir euch.

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