So funktioniert's
Aus euren Unterlagen wird ein Begleiter.
Ihr wählt einen Bereich, gebt Quellen frei und legt fest, woraus geantwortet wird. Eine Testgruppe arbeitet damit, und ihr seht früh, welche Fragen kommen und wo etwas fehlt. Ohne Großprojekt, mit eurer Kontrolle.
- Onboarding-Handbuch
- Prozessbeschreibungen
- Richtlinien und Formulare
- Projektberichte
- Trainingsunterlagen
- Antworten aus dem Intranet
So kommt euer Wissen hinein.
Ihr müsst nicht erst das gesamte Unternehmenswissen aufbereiten. Sinnvoll ist ein Bereich, in dem viele Fragen entstehen und schon brauchbare Unterlagen vorliegen.
Bereich und Quellen wählen
Ihr entscheidet, welche Unterlagen freigegeben werden. Der Rest bleibt außen vor.
Antwortmodus festlegen
Strikt nur aus euren Unterlagen oder ergänzend aus gekennzeichneten externen Quellen. Ihr entscheidet, was gilt.
Ansprache und Auftritt einstellen
Tonalität, Logo und Farben passen sich eurem Haus an. Auch, wie ausführlich geantwortet wird.
Testgruppe startet
Eine überschaubare Gruppe arbeitet damit. Ihr seht früh, welche Fragen kommen und wo Unterlagen fehlen.
Bei der Einrichtung unterstützen wir euch. Auch dabei, aus vorhandenen Unterlagen eine brauchbare Grundlage zu machen.
Ihr entscheidet, woraus geantwortet wird.
Die häufigste Sorge in Unternehmen ist nicht die Technik, sondern die Frage: Was passiert mit unseren Informationen und woher kommen die Antworten?
Strikter Modus
Der Begleiter antwortet ausschließlich aus euren freigegebenen Unterlagen. Fehlt eine Grundlage, sagt er das, statt eine interne Regel zu erfinden.
Hybrider Modus
Wo es fachlich sinnvoll ist, dürfen ergänzend externe Quellen genutzt werden. Solche Stellen sind in der Antwort gekennzeichnet.
Ihr gebt frei
Nur was ihr bewusst freigebt, wird zur Grundlage. Alles andere bleibt außen vor und lässt sich jederzeit zurücknehmen.
Getrennte Mandanten
Euer Wissen bleibt in eurer Umgebung und wird nicht mit dem anderer Organisationen vermischt.
Quellen sichtbar
Antworten nennen, worauf sie sich stützen. Freigegebene Originaldokumente lassen sich direkt öffnen.
Keine Alleingänge
Der Begleiter reagiert auf Fragen. Er führt von sich aus keine Aktionen im Unternehmen aus.
Was heute schon läuft und woran wir gerade arbeiten, sagen wir im Gespräch offen. Auch gegenüber IT, Datenschutz und Betriebsrat.
Was gefragt wird, zeigt, was morgen gebraucht wird.
Aus der Nutzung entsteht ein zweiter Nutzen. Verantwortliche sehen, welche Fragen wiederkehren, wo eine Grundlage fehlt und welche Beschreibung offenbar nicht verständlich genug ist.
- Onboarding-Handbuch
- Vertriebsprozess, in Überarbeitung
- Reklamationsablauf, noch nicht freigegeben
- Freigaben und Zuständigkeiten41 Fragen
- CRM-Prozess28 Fragen
- Dokumentation nach Kundenterminen19 Fragen
AuffälligDie Fragen zum CRM-Prozess steigen, obwohl es dazu eine Anleitung gibt. Vermutlich ist sie nicht verständlich genug.
- Freigaben und ZuständigkeitensteigendAm häufigsten: Wer darf ein Angebot final freigeben?41
- Übergaben im VertriebFast immer beim Wechsel der Ansprechperson.28
- ReklamationenDer Ablauf steht bisher nur in Projektberichten.17
Keine GrundlageKulanzgrenzen: neun Fragen, dazu ist nichts hinterlegt.
Naheliegender nächster SchrittEine kurze Freigabematrix veröffentlichen. Sie beantwortet die am häufigsten gestellte Frage im Haus.
Die Menschen, die fragen, behalten ihren geschützten Raum. Niemand bekommt Einblick in einzelne Gespräche. Sichtbar werden wiederkehrende Themen, offene Fragen und Lücken.
Beispielhafte Darstellung, keine echten Daten.
Was die Beteiligten wissen wollen
Ihr kauft keine Wissensdatenbank. Ihr kauft einen einfach nutzbaren Zugang zum Wissen des eigenen Hauses, weniger Reibung im Alltag und die Möglichkeit, Mitarbeitende in ihrem Kontext zu unterstützen.
Welchen messbaren Wert schafft das?
Produktivität im Alltag, schnellere Einarbeitung, gesichertes Wissen und ein Rollout, der in einem Bereich beginnt.
Wie verbessert es Einarbeitung und Arbeitserfahrung?
Orientierung ohne Hemmschwelle, weniger Rückfragen an dieselben Personen und ein klares Bild über wiederkehrende Themen.
Wie integriert und kontrollierbar ist es?
Getrennte Umgebungen, definierte Quellen, zwei Antwortmodi und eine Konfiguration, die zu eurem Betrieb passt. Was in Arbeit ist, benennen wir offen.
Welche Daten werden wie verwendet?
Zweckbindung, Trennung, Zugriffe, Transparenz und vertragliche Ausgestaltung. Keine Leistungskontrolle, kein Einblick in einzelne Gespräche.
Woran ihr den Nutzen festmacht
Nicht an der Zahl der Gespräche. Sinnvoll sind Größen, die ihr schon heute kennt und die ein Pilot sichtbar macht.
- Dauer, bis neue Mitarbeitende eigenständig arbeiten
- Zeit, die für die Suche nach Unterlagen draufgeht
- Wiederkehrende Rückfragen bei einzelnen Fachleuten
- Doppelte Arbeit, weil eine Vorgeschichte nicht bekannt war
- Wissen, das bei einem Austritt verloren geht
Warum nicht einfach ChatGPT?
Allgemeine KI kennt die Welt. Sie kennt aber nicht eure Abläufe, eure Zuständigkeiten und eure Originaldokumente.
„Wie läuft eine Reklamation ab?“
Ein allgemeiner Ablauf, der für jedes Unternehmen gleich klingt.
„Wie läuft bei uns eine Reklamation ab, und gab es bei Weber schon einmal Probleme?“
„Bei einer Reklamation greift eure Eskalationscheckliste. Bei Weber gab es im März einen ähnlichen Fall. Laut Abschlussvermerk wird zuerst Frau Keller eingebunden.“
Eure Abläufe. Eure Zuständigkeiten. Eure Unterlagen. Und die Situation der Person, die gerade fragt.
Was Unternehmen dazu fragen.
Die häufigsten Fragen zu Einrichtung, Aufwand und Verlässlichkeit.
Alle Fragen ansehenWir haben keine Zeit, unser gesamtes Wissen aufzubereiten.
Der Einstieg erfolgt auch nicht mit dem gesamten Unternehmenswissen. Sinnvoll ist ein klar abgegrenzter Bereich, in dem viele Fragen entstehen und bereits Unterlagen vorhanden sind.
So lässt sich der Nutzen in einem Pilot prüfen, bevor weitere Quellen und Bereiche dazukommen. Bei der Aufbereitung unterstützen wir euch.
Woher wissen wir, dass die Antworten verlässlich sind?
Verlässlichkeit beginnt bei den Quellen. Ihr legt fest, welche Inhalte freigegeben sind, wer sie pflegt und wie mit widersprüchlichen Informationen umgegangen wird.
Im strikten Modus antwortet der Begleiter ausschließlich auf dieser Grundlage und benennt fehlende Stellen, statt eine interne Regel zu erfinden. Jede Antwort zeigt, worauf sie sich stützt.
Das können ChatGPT und andere KI-Lösungen doch auch.
Allgemeine KI-Lösungen kennen viel über die Welt, aber nicht eure freigegebenen Abläufe, Regeln, Zuständigkeiten und Originaldokumente.
Mentor2AI arbeitet mit einer Wissensbasis, die ihr selbst festlegt. Welche Unterlagen hineingehen und ob ergänzend externe Quellen erlaubt sind, entscheidet ihr.
Passt sich der Begleiter an die einzelne Person an?
Im Gespräch, ja. Er berücksichtigt, woran eine Person arbeitet und was zuvor besprochen wurde, und richtet Tiefe und Beispiele seiner Antwort danach aus. Das Modell selbst wird dabei nicht mit euren Daten trainiert.
Er antwortet nur, wenn gefragt wird. Von sich aus meldet er sich nicht und führt keine Aktionen im Unternehmen aus.
Wie sieht ein Start konkret aus?
Mit einem Bereich, einem klaren Anwendungsfall und einer überschaubaren Gruppe. Ihr gebt die Quellen frei, legt den Antwortmodus fest und stellt den Auftritt ein.
Nach wenigen Wochen seht ihr, welche Fragen gestellt wurden und wo Unterlagen fehlen. Darauf baut die Entscheidung über weitere Bereiche auf.
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