Intranet mit Künstlicher Intelligenz
Das Intranet hat die Antwort. Nur findet sie niemand.
Mentor2AI ist der KI-Assistent für euer Intranet: Mitarbeitende fragen in ganzen Sätzen und bekommen die Antwort aus den freigegebenen Inhalten, mit Fundstelle.
Wo finde ich die Vorlage für einen Dienstreiseantrag?
Die Vorlage liegt im Intranet unter „Formulare“:1Bereich „Reisen und Spesen“ öffnen2Vorlage „Dienstreiseantrag“ wählen3Unterschrift der Führungskraft einholen
Quelle: Intranet, Formulare Reisen und SpesenDas Intranet wird aufgebaut, strukturiert und gepflegt, Beitrag für Beitrag. Und trotzdem fragen Mitarbeitende weiter ihre Kollegen: „Wo liegt das Formular? Welche Regel gilt? Wer ist dafür zuständig?“
Ein Intranet ist eine Investition in Orientierung. Es lohnt sich erst, wenn Menschen darin finden, was sie im Moment brauchen.
Die Suche liefert Dokumente statt Antworten: drei Treffer, zwei davon veraltet, welcher gilt, steht nirgends. Also fragt man lieber die Person, die es wissen müsste. Und die interne Kommunikation sieht nie, was gesucht und nicht gefunden wurde.
Mentor2AI macht aus einer Suche nach Dokumenten ein Gespräch mit dem Unternehmenswissen: Mitarbeitende stellen eine Frage und bekommen eine konkrete Antwort aus den freigegebenen Intranet-Inhalten, mit Quelle.
Fragen, bei denen die Suche ins Leere läuft.
Wer ein Intranet nutzt, kennt das Gefühl: Es muss da irgendwo stehen. Das sind die Fragen, die dabei entstehen.
- Beim Suchen
„Wo finde ich die Vorlage für einen Dienstreiseantrag?“
Mentor2AI antwortetEr nennt den Ort im Intranet und die Schritte, die danach kommen.
- Zwischen Abteilungen
„Wer ist bei uns für Lieferantenverträge zuständig?“
Mentor2AI antwortetAus Organigramm und Zuständigkeitsliste, mit Ansprechpartner.
- Bei Neuigkeiten
„Was hat die Geschäftsführung zum neuen Standort gesagt?“
Mentor2AI antwortetEr fasst den freigegebenen Beitrag zusammen und verweist auf das Original.
- Bei Regeln
„Gilt die neue Homeoffice-Regelung auch für Teilzeit?“
Mentor2AI antwortetAus der Richtlinie: was gilt, ab wann, und wo es nachzulesen ist.
- Im Alltag
„Wie buche ich einen Besprechungsraum?“
Mentor2AI antwortetEr erklärt den Weg so, wie ihr ihn beschrieben habt.
- Für die Kommunikation
„Welche Themen werden am häufigsten gesucht und nicht gefunden?“
Mentor2AI antwortetDas zeigt die Auswertung, nach Themen geordnet.
Erlebe, wie aus Suchen Fragen werden.
Hannah sucht im Intranet der Hansen Gruppe nach einer Vorlage. Wähl eine ihrer Fragen und lies mit.
Hallo Hannah. Ich kenne die freigegebenen Seiten und Dokumente eures Intranets. Frag mich, wie du eine Kollegin fragen würdest.
So nutzen Unternehmen Mentor2AI am Intranet.
Sechs Situationen, in denen Suchen durch Fragen ersetzt wird.
Antworten statt Suchen
Mitarbeitende fragen in ganzen Sätzen und bekommen die Antwort statt einer Trefferliste.
Zuständigkeiten
Wer ist wofür zuständig? Aus Organigramm und Zuständigkeitslisten, mit Ansprechpartner.
Formulare und Vorlagen
Wo liegt was, und wie geht es danach weiter?
Neuigkeiten und Beschlüsse
Der freigegebene Beitrag, zusammengefasst und mit Verweis auf das Original.
Mehrere Standorte
Dieselben Antworten für alle, auch dort, wo niemand die Kollegin kennt, die es weiß.
Pflege des Intranets
Aus den Fragen wird sichtbar, welche Seiten fehlen, welche veraltet wirken und welche niemand findet.
Für Mitarbeitende
- Eine Antwort statt einer Trefferliste, in der eigenen Sprache gefragt
- Zuständigkeiten, Formulare und Regeln ohne Umweg über Kolleginnen und Kollegen
- Immer die Fundstelle dabei, falls man das Original öffnen will
Für interne Kommunikation und Geschäftsleitung
- Mehr tatsächlicher Nutzen aus Inhalten, die bereits gepflegt werden
- Weniger Suchen und weniger Rückfragen im Haus
- Sichtbar wird, wonach gefragt wird, was nicht gefunden wird und wo Inhalte fehlen
Wonach Mitarbeitende fragen, was sie nicht finden und welche Seiten niemand liest. Aus Fragen wird ein Intranet, das sich an den Menschen orientiert.
Das gebt ihr aus dem Intranet frei.
Ihr entscheidet, welche Bereiche zur Grundlage werden. Typisch für das Intranet:
- Seiten und BeiträgeDie Bereiche, die ihr bewusst öffnet.
- Formulare und VorlagenMit Hinweis, wie es danach weitergeht.
- Richtlinien und RegelungenDie gültigen Fassungen.
- Organigramm und ZuständigkeitenWer ist wofür da.
- Häufige FragenWas ihr bisher in Rubriken wie „FAQ“ pflegt.
- Neuigkeiten und BeschlüsseSoweit sie zur Veröffentlichung bestimmt sind.
Was die interne Kommunikation aus den Fragen sieht.
Eine Frage ist die ehrlichste Rückmeldung zu einer Seite. Ihr seht, wonach gesucht wird und was fehlt, ohne einzelne Gespräche zu lesen.
Meistgefragte Themen
Wonach Mitarbeitende am häufigsten fragen, nach Bereich sortiert.
Nicht gefundene Inhalte
Fragen, zu denen es Seiten gibt, die aber offenbar niemand findet.
Fehlende Inhalte
Fragen ohne hinterlegte Antwort. Dort fehlt eine Seite.
Fragen rund ums Intranet.
Ehrliche Antworten auf das, was uns Verantwortliche für das Intranet zuerst fragen.
Was ist Mentor2AI für das Intranet?
Mentor2AI ist ein KI-basierter digitaler Begleiter für Mitarbeitende. Er macht die Inhalte eures Intranets, die ihr freigebt, per Frage und Antwort nutzbar: Mitarbeitende fragen in ganzen Sätzen, der Begleiter antwortet daraus und verweist auf die Originalseite.
Wie lässt sich ein Intranet mit Künstlicher Intelligenz verbessern?
Indem aus der Suche nach Dokumenten eine Antwort wird. Ein KI-Assistent beantwortet Fragen zu Formularen, Zuständigkeiten, Regeln und Neuigkeiten aus den gepflegten Inhalten und zeigt, wo sie stehen.
Zusätzlich zeigt die Auswertung, wonach gefragt wird und welche Inhalte fehlen.
Worin unterscheidet sich Mentor2AI von einer klassischen Intranet-Suche?
Die klassische Suche liefert eine Liste von Dokumenten, die Mitarbeitende selbst lesen und bewerten müssen. Mentor2AI beantwortet die Frage, nennt die Quelle und erklärt im Arbeitskontext.
Eure Inhalte bleiben dieselben. Sie werden nur dort verfügbar, wo gefragt wird.
Worin unterscheidet sich Mentor2AI von ChatGPT?
ChatGPT kennt euer Intranet nicht. Mentor2AI arbeitet mit den Inhalten, die ihr freigebt, antwortet im strikten Modus ausschließlich daraus und sagt, wenn dazu nichts hinterlegt ist.
Muss unser Intranet dafür aufgeräumt sein, und können wir Bereiche ausnehmen?
Aufgeräumt hilft, ist aber keine Voraussetzung. Beginnt mit den Bereichen, die ihr gut pflegt. Aus den Fragen seht ihr, wo Aufräumen sich zuerst lohnt.
Ihr entscheidet, welche Inhalte freigegeben werden. Der Rest bleibt außen vor und lässt sich jederzeit zurücknehmen.
Ersetzt Mentor2AI unser Intranet, und wie startet man?
Nein. Das Intranet bleibt eure Plattform. Ihr startet mit einem Bereich, in dem viele Fragen entstehen und gute Inhalte vorliegen, etwa Formulare, Richtlinien und Zuständigkeiten.
Ihr gebt die Quellen frei, wählt den Antwortmodus, eine Testgruppe startet. Bei der Einrichtung unterstützen wir euch.
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